PRIVACY BELEID van VICINITY

Dit privacy beleid is bijgewerkt op 27/10/2021.

1. Jouw privacy is belangrijk

Jouw privacy is belangrijk voor ons. We willen jouw persoonsgegevens op een integere, wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In dit document, ons privacy beleid, leggen we je uit hoe de verwerking gebeurt en om welke persoonsgegevens het gaat. Het begrip verwerking omvat o.a. verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of ze op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen.

We hebben het hier over jou als (toekomstige) huurder, klant van ons bedrijf, leverancier of een betrokkene bij een organisatie die met ons in contact staat.

1.1. Vooraf

We raden je aan om dit document goed te lezen zodat je weet waarom en waarvoor we jouw persoonsgegevens verwerken. Daarbij vind je jouw rechten en hoe je deze kan uitoefenen.
We leggen je ook uit welke persoonsgegevens we verwerken wanneer je:

Onze diensten gebruikt
Een woongelegenheid of commercieel pand huurt
Inschrijft op onze nieuwsbrief
Vragen stelt via onze website
Ons bedrijf, onze events en beurzen bezoekt

Je vindt ook jouw rechten en hoe je ze kan uitoefenen.
We kunnen ons privacy beleid aanpassen. De meest recente versie is terug te vinden op onze website https://www.vicinity.be.

1.2. Wie verwerkt jullie gegevens? Wie zijn we?

Vicinity Partners is actief in België waarvan de maatschappelijke zetel gelegen is in Bosrechterstraat, 50 te 1170 Watermaal-Bosvoorde.
Dit is een groep van ondernemingen die nauw samenwerkt om de verhuur van wooneenheden en commerciële panden aan jou te realiseren en die zich richt tot particuliere klanten en bedrijven.

Dit privacy beleid geldt voor alle vennootschappen binnen de groep zijnde:

Vicinity Partners, Bosrechterstraat 50 te 1170 Watermaal-Bosvoorde – BE-0724.935.240
Vicinity Services, Bosrechterstraat 50 te 1170 Watermaal-Bosvoorde – BE-0759.989.456
VAHF, Bosrechterstraat 50 te 1170 Watermaal-Bosvoorde – BE-0408.217.768

Voormelde vennootschappen zijn de gezamenlijke verantwoordelijken voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, waarbij Vicinity Partners de eindverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is en derhalve ook jullie contactpersoon.

Wanneer we in dit beleid verwijzen naar “Wij”, “Onze”, “naam van de groep”, verwijzen we duidelijk naar de groep van vennootschappen, zoals hierboven uit de doeken gedaan.

1.4. De leidende toezichthoudende autoriteit van Vicinity

De Belgische toezichthoudende autoriteit is de leidende autoriteit voor Vicinity: Gegevensbeschermingautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 2 274 48 00 /Contact@apd-gba.be

2. Jouw recht op privacy

Je hebt heel wat rechten bij de verwerking van jouw persoonsgegevens.

De uitvoering van jouw rechten in onze systemen en procedures gebeurt uiterlijk 30 dagen nadat wij jouw aanvraag hebben ontvangen. Mocht om één of andere reden deze termijn niet kunnen gehaald worden dan informeren wij je voor het verstrijken van de oorspronkelijke periode.

2.1. Je mag jouw persoonsgegevens inzien

Je hebt het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over jou verwerken, de doelstelling van de verwerking, waar we de gegevens vandaan hebben gehaald en wie de gegevens ontvangt.

Je kan in dit geval ook vernemen hoe lang we de gegevens bewaren, of de gegevens worden gebruikt om aan automatische besluitvorming te doen en of we van plan zijn om de gegevens naar een land buiten de Europese Unie te versturen.
De gevraagde informatie bezorgen we je schriftelijk of elektronisch binnen een redelijke termijn.

2.2. Je kan je gegevens laten verbeteren/vervolledigen

Het kan gebeuren dat de gegevens die wij van jou verwerken niet (meer) correct zijn. Je kunt altijd vragen om de onjuiste gegevens te laten verbeteren of aan te vullen met de ontbrekende gegevens.

2.3. Recht op het wissen

Als je denkt dat we de persoonsgegevens onrechtmatig verwerken dan kun je vragen om deze persoonsgegevens te laten wissen.

Dit verzoek tot het wissen van persoonsgegevens kan door Vicinity geweigerd worden, wanneer dit gerechtvaardigd is. Voorbeelden zijn het uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering of omwille van een wettelijke plicht tot het bijhouden van bepaalde gegevens.

2.4. Recht op het beperken van persoonsgegevens

Je kan ons vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken wanneer je vermoedt dat de gegevens onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is of indien je niet akkoord bent dat we de gegevens verwerken onder ons gerechtvaardigd belang (zie artikel 3.3).Dit verzet zullen we inwilligen tenzij er dwingende redenen zijn om dit niet te doen bijvoorbeeld ter voorkoming van fraude, wanbetalingen.

2.5. Recht om bezwaar in te dienen

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, met inbegrip van profilering. De verwerking wordt dan gestopt, tenzij het verwerken nodig is voor de eerbiediging van de sociale en fiscale wetgeving, om de belangen van een derde te behartigen of met het oog op de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

2.6. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Je kan ons contacteren om te vragen om de persoonsgegevens die u aan ons gegeven hebt aan een derde partij over te dragen.

2.7. Recht om klacht in te dienen

Ga je niet akkoord met ons standpunt dan kan je je richten tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Je kan daar ook een klacht neerleggen. De contactgegevens vind je hierboven in punt 1.4.

2.8. Identificatie van de aanvrager

Je kan de uitvoering van jouw rechten op de verwerking van je persoonsgegevens uitoefenen mits een schriftelijk aanvraag

via een brief op het adres Bosrechterstraat 50 te 1170 Watermaal-Bosvoorde
Via mail op het e-mailadres privacy@vicinity.be

Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wil laten uitoefenen. Zo kunnen we jouw aanvraag correct uitoefenen.

Om te vermijden dat iemand anders jouw rechten uitoefent, willen we jouw identiteit zo goed mogelijk controleren. Vandaar dat de aanvraag altijd dient vergezeld te zijn van een document dat bewijst dat de identiteit van de aanvrager overeenstemt met jouw identiteit. Dit kan door een kopie van jouw identiteitskaart bij de aanvraag te voegen. Maak dan wel even jouw pasfoto en identiteitskaartnummer (e.d.) zwart, ter bescherming van je privacy.

Wanneer we van oordeel zijn dat het afgeleverde document onvoldoende bewijs levert, informeren wij je. We behouden ons het recht om niet in te gaan op de aanvraag tot er een voldoend bewijs afgeleverd wordt.

3. Waarom willen we jouw persoonsgegevens verwerken?

3.1. Vicinity moet wettelijke verplichtingen naleven

Wij zijn in sommige gevallen wettelijk verplicht om jouw persoonsgegevens te verwerken. Hierbij sommen we de belangrijkste op:

fiscaal recht
handelsrecht
huurwet
je identiteit verifiëren. Dit kan bijvoorbeeld door een duidelijke recente kopie van jouw identiteitskaart te vragen.
de mogelijkheid bestaat dat wij genoodzaakt zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan autoriteiten of andere derden wanneer dit bijvoorbeeld noodzakelijk is in het kader van een wettelijke verplichting of voor de uitvoering van een taak van openbaar belang.

3.2. Vicinity moet zijn contract met je kunnen uitvoeren

Als huurder doe je een beroep op onze diensten. Om een correcte uitvoering en opvolging van onze huurovereenkomst en de prijsoffertes voor herstellingen te verzekeren moeten wij deze contracten administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren.

Dit geldt eveneens als je onze leverancier bent. Een goede uitvoering van de contracten vraagt een verwerking van de persoonsgegevens op administratief, boekhoudkundig en operationeel vlak.

Onze afspraak is om jou een goed functionerende website aan te bieden bij jouw bezoek. Hiervoor plaatsen wij de zogenaamde functionele of strikt noodzakelijke cookies.

3.3. Vicinity moet als bedrijf kunnen functioneren inzake communicatie

Wij hebben als commercieel bedrijf een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis zijn voor de verwerking van de persoonsgegevens. Daarbij letten we op dat er een goed evenwicht bestaat tussen jouw recht op privacy en de gerechtvaardigde belangen van Vicinity. Mocht je toch nog bezwaren hebben tegen de verwerkingen onder deze basisgrond dan kan je bezwaar indienen tegen deze verwerkingen.

Vicinity wenst met haar (kandidaat) huurders te blijven communiceren via direct marketing. Dit kan op jouw specifieke vraag of wij kunnen vermoeden dat je interesse hebt in onze nieuwe diensten. Gezien wij tot doel hebben om je steeds een betere service, betere producten aan te bieden en dit aan je willen communiceren verwerken wij jouw persoonsgegevens voor direct marketing onder het gerechtvaardigd belang van ons bedrijf om te ondernemen. Deze informatie kan je op allerlei manieren bereiken namelijk via e-mail, per post, per telefoon en op evenementen. Wij kiezen het meest geschikte kanaal dat jou zo weinig mogelijk stoort. Mocht je toch onze commerciële communicaties niet wensen te ontvangen dan kan je ons dit gewoon laten weten en zullen we je niet langer lastigvallen. Je kan dit voor al onze communicaties doen ofwel voor een van de verschillende kanalen.

De bedrijven in Vicinity Partners zijn sterk aan elkaar verbonden en wisselen in het kader van relatie persoonsgegevens uit. Deze verwerking valt ook onder ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen.

3.4. Vicinity investeert in een goede samenleving tussen de buren

Vicinity zet sterk in om een positief en aangenaam “samenleven” tussen de buren van haar gebouwen te creëren. Hiervoor zet ze sterk in op de uitbouw van een community door bijvoorbeeld de huurders van een gebouw uit te nodigen voor een “buur-activiteit” ter plaatste. Deze verwerking valt onder het gerechtvaardigd belang van Vicinity.

Mocht je als een huurder toch bezwaren hebben tegen deze verwerking dan kan je bezwaar indienen tegen deze verwerking. We zorgen er dan voor dat je niet langer lid blijft van de community.

3.5. Vicinity vraagt jouw toestemming

Wij vragen ook jouw toestemming om jouw contactgegevens (naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer) op te slaan in ons marketing platform opdat wij jou automatisch informatie kunnen bezorgen over onze diensten/producten waarvoor je interesse toonde. Deze informatie wordt door jou (bijvoorbeeld via een beursbezoek) rechtstreeks aan ons bezorgd.

Wanneer je voor de eerste keer onze website bezoekt vragen wij via onze cookiebanner jouw toestemming voor het plaatsen van onze statistische, marketing en sociale media cookies. Meer informatie over onze cookiebeleid vind je hier

Je kan jouw toestemming altijd intrekken. Onze contactgegevens vind je in puntje 2.8

4. Welke persoonsgegevens verwerken we van jou en voor welke doeleinden?

4.1. Van onze zakelijke relaties bij andere bedrijven

Vicinity verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee zaken worden gedaan. Doel voor deze verwerking is het verstrekken van informatie over de diensten en om zakelijke relaties te onderhouden.

Om jou te contacteren en te identificeren, voor ons klanten- en leveranciersbeheer verwerken we de volgende gegevens: naam, voornaam, aanspreektitel, telefoonnummer, GSM nummer, taal, e-mailadres, IP-adres en de cookies

4.2. Van onze particuliere huurders

Om onze particuliere huurders te identificeren en te communiceren verwerken we de volgende persoonsgegevens:

Naam, voornaam, adres, e-mailadres, geboorte-en geboorteplaats, telefoon- en/of gsmnummer, burgerlijke staat, nationaliteit, taal, aanspreektitel, geslacht, rijksregister- en identiteitskaartnummer, foto, familiale situatie, professionele situatie
Financiële gegevens zoals bankrekening-, domiciliëringsnummer, netto-inkomens, loonbrieven, btw-nummer
Meterstanden van de nutsvoorzieningen, toegang tot de wooneenheden.
IP-adres van de toestellen en cookies

4.3. Van onze kandidaat Huurders

Van de kandidaat huurders verwerken we bij de kennismaking de naam, adres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, vast en/of mobiel telefoonnummer en het e-mailadres. Als dit contact leidt tot een voorstel van huurcontract dan verwerken we eveneens de informatie over beroep en werkgelegenheid, solvabiliteit, gezinssituatie, inkomens.

4.4. Cookies

Vicinity maakt op de website www.vicinity.be gebruik van cookies. Dit zijn kleine informatiebestanden die bij een bezoek aan de website worden opgeslagen op het apparaat waarmee je onze website bezoekt, zoals een computer, tablet of smartphone. Waar we het hierna hebben over “cookies” bedoelen we daarmee ook andere vergelijkbare technieken. Cookies maken het mogelijk om jouw webbrowser te herkennen. Handig, want dan hoef je bijvoorbeeld niet steeds opnieuw je gegevens in te voeren, voorkeuren aan te geven of je instellingen aan te passen. Op die manier kunnen we ook onze website beter laten werken, kunnen we inzicht krijgen in het bezoekersgedrag op de website en kunnen andere partijen inzicht krijgen in jouw surfgedrag zodat zij gepersonaliseerde advertenties kunnen tonen over meerdere websites en niet-revelante advertenties weg kunnen laten.
Cookies brengen de veiligheid van je computer niet in gevaar.
We gebruiken functionele, analytische, marketing en sociale media cookies. Met uitzondering van de functionele cookies (noodzakelijk voor het goed functioneren van onze website) vragen we jouw toestemming voordat we deze kleine informatiebestanden plaatsen. Meer inlichtingen over welke cookies we gebruiken, hoelang we ze bewaren, hoe je hier mee kan omgaan vind je terug op onze cookie policy.

4.5. Persoonsgegevens via derde partijen

We kunnen ook persoonsgegevens ontvangen via derde partijen, bijvoorbeeld door ze aan te kopen van bedrijven. Die bedrijven zijn ervoor verantwoordelijk dat de betrokken persoonsgegevens rechtmatig verzameld wordt.

4.6. Beelden van bewakingscamera’s worden tijdelijk opgeslagen

We kunnen camera’s gebruiken in en rond onze werven. Als het om bewakingscamera’s gaat dan respecteren we de wettelijke regels. Je herkent de gebouwen onder camerabewaking aan een duidelijke zichtbare sticker.

Beeldopnames worden maximaal 30 dagen bewaard. Deze periode verlengen we als de beelden nuttig zijn

voor de bewijsvoering van een misdrijf of overlast
om een schade te bewijzen
om een dader, een getuige of een slachtoffer te identificeren

5. Over het delen en bewaren van jouw persoonsgegevens

5.1. Met wie delen we jouw persoonsgegevens ?

Wij delen jouw gegevens alleen met personen, die van ons uitdrukkelijk de toestemming hebben gekregen, indien ze deze gegevens nodig hebben om hun taken uit te voeren. Deze personen zullen jouw gegevens verwerken onder dezelfde grond als wij ze van je gekregen hebben.

Voor de verwerking van de persoonsgegevens doen we een beroep op verschillende verwerkers. Dit zijn onze onderaannemers die in onze opdracht aan persoonsgegevensverwerking doen. Vicinity werkt enkel met verwerkers die dezelfde veiligheden op technisch en operationeel vlak garanderen.

Wij verkopen, huren of geven jouw persoonsgegevens niet door aan derden voor hun eigen gebruik.

Wij delen jouw gegevens verder alleen als we hiertoe door een wet of overheidsbevel worden toe verplicht.

5.2. Internationale data transfers

Jouw persoonsgegevens worden ook buiten de Europese Unie (de Europese Economie Ruimte, ook EER genoemd) verwerkt. Het is een gegeven dat veel grote leveranciers van IT infrastructuur en -software alsook technologiebedrijven niet gevestigd zijn in de Europese Unie. Je kan altijd deze lijst opvragen van de bedrijven die voor ons de gegevens buiten de EER verwerken. Wij zorgen voor afdoende contractuele garanties zodat je gegevens ook bij hen een passend beschermingsniveau kunnen genieten.

5.3. We bewaren jouw gegevens niet oneindig

Vicinity gebruikt je persoonsgegevens met een duidelijk doel voor ogen. Wanneer dit doel bereikt is, worden de gegevens verwijderd.

Het uitgangspunt voor het bijhouden van je persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn.

De persoonsgegevens van bestaande huurders blijven bewaard voor de periode dat Vicinity eigenaar is van de gebouwen. Deze termijn kan verlengd worden met de duur van de aansprakelijkheid van Vicinity.

De persoonsgegevens van potentiële nieuwe huurders die volop interesse in onze panden hebben getoond, bewaren we 1 jaar na het eerste contact. Voor de andere kandidaat huurders verwijderen we de persoonsgegevens na 3 maanden.

Van onze leveranciers bewaren we de persoonsgegevens gedurende de volledige looptijd van de samenwerking verlengd met de tijd waarin de aansprakelijkheid van Vicinity geldt.